電子取引データの保存｜熊本の小規模事業者が押さえる電子帳簿保存法

熊本で小さな会社や個人事業を営んでいる方から、「メールで届いた請求書は印刷して綴じておけばいいのか」「電子帳簿保存法に対応しなければと聞くが、何から手を付ければいいのか分からない」というご相談をいただくことがあります。この記事では、熊本の小規模な事業者の方に向けて、電子帳簿保存法のうち法人・個人事業者が対応しなければならない「電子取引データの保存」について、対象になる取引、保存のルール、間に合わないときの猶予措置、地震などの災害でデータが失われたときの扱いまでを、法令と国税庁の資料をもとに整理します。

電子帳簿保存法で対応が必要なのは「電子取引」

国税庁の資料では、帳簿や領収書・請求書などを紙ではなく電子データで保存する制度を「電子帳簿等保存制度」と呼び、次の3つに区分しています。

つまり、紙で受け取った請求書をスキャンするかどうかは任意で、紙のまま保存することもできます。一方、データでやり取りした取引の情報は、データで保存しなければなりません。法律では、所得税（源泉徴収に係るものを除く）と法人税の保存義務者は、電子取引を行った場合にその取引情報のデータを保存しなければならないと定められています（電子帳簿保存法7条）。保存する場所と期間は、その書類を紙で受け取っていた場合と同じです（同法施行規則4条1項）。

どんなやり取りが「電子取引」に当たるのか

保存が必要になるのは、書面でやり取りしていれば保存が必要だった注文書・契約書・送り状・領収書・見積書・請求書などに相当するデータです。国税庁の一問一答では、次のようなものがいずれも電子取引に当たると考えられるとされています。

• 電子メールで請求書や領収書のデータ（PDFファイル等）を受け取る
• ウェブサイトからダウンロードした請求書や領収書のデータ、画面に表示される領収書等のスクリーンショットを利用する
• 電子請求書・電子領収書をやり取りするクラウドサービスを利用する
• クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードやスマートフォンアプリの決済データ等を活用したクラウドサービスを利用する
• ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用する

なお、メールなら何でも保存しなければならないわけではありません。取引情報が含まれていないメールは保存の必要がなく、請求書などが添付ファイルで届いた場合は、その添付ファイルを保存しておけばよいとされています。一方、注文の確認メールのようにメール本文に取引情報が書かれている場合は、そのメール自体を保存します（一問一答 問6）。

電子取引データの保存のルールは3つ

データは、ただパソコンに置いておけばよいのではなく、次の3つのルールに沿って保存します。国税庁のパンフレットでは、専用のシステムを導入しない方法もあることが示されています。

1. 改ざん防止のための措置

次のいずれかの措置をとります（施行規則4条1項各号）。

• タイムスタンプが付与されたデータを受け取る
• 受け取ったデータにタイムスタンプを付与する
• 訂正・削除の履歴が残る（または訂正・削除ができない）システム等でやり取り・保存する
• 改ざん防止のための事務処理規程を定めて運用し、備え付ける

小規模な事業者で、メールやダウンロードで受け取ったPDFが中心であれば、事務処理規程を定めて運用する方法が取り組みやすい選択肢です。規程のサンプルは国税庁の一問一答（問33）に示されていますので、自社の実態に合わせて整えます。

2. ディスプレイやプリンタ等の備付け

保存したデータを画面や紙で確認できるように、ディスプレイやプリンタ等を備え付けます。性能や設置台数などは要件とされていません（一問一答 問20）。

3. 「日付・金額・取引先」で検索できること

原則として「日付・金額・取引先」の3つで検索でき、さらに日付または金額の範囲指定や、2つの項目を組み合わせた検索ができる必要があります。ただし、税務調査等の際にデータのダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、範囲指定・組み合わせ検索は不要です。

さらに、基準期間（個人事業者は前々年、法人は前々事業年度）の売上高が5,000万円以下の事業者は、ダウンロードの求めに応じることができるようにしていれば、検索の要件そのものを満たす必要がありません（施行規則4条1項・2項）。

検索できる状態にする方法も、専用ソフトに限られません。国税庁の資料では、次のような方法が紹介されています。

なお、メールソフトの中で閲覧できるだけの状態では、検索できる状態で保存しているとは言えないとされています（一問一答 問5）。添付ファイルは、メールから取り出してフォルダ等に保存しておくのが基本です。

対応が間に合わないときの猶予措置

人手やシステムの事情で、すぐに3つのルールに対応できない事業者もいます。その場合でも、次の両方を満たせば、電子取引データを保存しておくことで足りるとされています（施行規則4条3項）。

国税庁のパンフレットでは、事前の届出は不要で、「人手不足」「システム整備の資金不足」「システム整備が間に合わない」なども相当の理由として認められると案内されています。

ここで大切なのは、猶予措置を使う場合でもデータそのものは保存しておく必要があることです。印刷した紙だけを残してデータを消してしまうと、この条件を満たせません。まずはデータを消さずに保存し、できるところからルールに沿った形へ整えていくのが現実的です。

地震などの災害でデータが失われたときは

令和8年の熊本地震のような災害では、事務所のパソコンや書類が被害を受けることもあります。電子取引データについても、災害の場合の規定があります。

施行規則4条3項では、災害その他やむを得ない事情により、ルールに従って保存できなかったことを証明した場合の取扱いが定められています。ただし、国税庁の一問一答（問88）では、次の点が示されています。

• この規定は、保存時に満たすべき要件（検索機能など）を満たさなくてもよいとするもので、データを保存する義務が免除されるわけではない
• 災害等でデータを保存していたパソコン本体が壊れた場合など、納税者の責めに帰すべき事由がないときは、単にデータが存在しないことだけをもって義務違反を問うことはない
• ただし、データが失われた場合でも、取引先や金融機関に取引内容を照会するなど、可能な範囲で合理的な方法により取引情報を復元してほしいとされている
• 災害等の事情がやんだ後に行う電子取引には、この規定は適用されない（通常のルールで保存する）
• 災害等がなかったとしても、もともとルールどおりに保存できていなかったと認められる場合は、この規定は適用されない（施行規則4条3項ただし書）

データが1台のパソコンの中にしかないと、機器の故障や災害のときに失われやすくなります。日ごろから、別の記録媒体やクラウドサービスにも保存しておくなど、データを守る備えをしておくと安心です。被災して記録が失われた方は、復元の方法も含めて、早めに税理士や所轄の税務署にご相談ください。地震で受けられる税の措置については、熊本地震と税金の使われ方｜復興財源の仕組みと被災時に使える制度でも紹介しています。

ルールを守らない場合の重さと、きちんと整えた場合の優遇

電子取引データの仮装・隠蔽は重加算税が10%加重

電子取引データは、紙に比べて複製や改ざんが容易で痕跡が残りにくいことから、電子取引データに記録された事項に関して仮装・隠蔽があった場合、重加算税の額に、その基礎となる税額の10%が加算されます（電子帳簿保存法8条5項）。重加算税がどのような場合に課されるかは、重加算税はどんな場合に課される？で解説しています。

「優良な電子帳簿」などで受けられる優遇

反対に、帳簿や電子取引データを一定の要件を満たして保存している場合には、税制上の優遇があります。国税庁の令和8年6月のパンフレットでは、次の3つが案内されています。

過少申告加算税の軽減やデジタルシームレス保存の優遇を受けるには、あらかじめ届出書の提出が必要で、適用を受ける年分（事業年度）の法定申告期限までに提出すればよいとされています。たとえば個人事業者が令和8年分から受けたい場合は、令和9年3月15日までの提出です。なお、すでに優良な電子帳簿で青色申告特別控除65万円の適用を受けている方は、改めて届出書を提出しなくても75万円の適用が受けられると案内されています。また、75万円の控除を受けるには、所得税の青色申告の承認を受けていることも必要です。青色申告特別控除の区分の見直しは、熊本のYouTuber・配信者の確定申告｜投げ銭の税金と税理士選びでも触れています。

税務署側のデータ活用も進んでいます。国税の現場のシステムの変化については、代表の平野が「電算システム」から「KSK2」への記事で書いています。

熊本で電子帳簿保存法や記帳の体制を相談するなら

電子取引データの保存は、取引先から届くデータの種類や、社内で誰が受け取るかによって、現実的な整え方が変わります。事務処理規程を作るのか、ファイル名や索引簿で管理するのか、会計ソフトとの連携まで進めて優遇を狙うのかは、事業の規模や今後の方針に合わせて決めていくことになります。

仁王さん通り税務会計は、熊本市中央区を拠点に、国税での30年の経験をふまえて、日々の税務を税務顧問としてご支援しています。記帳の負担を減らしたい方は、税務顧問とあわせてご利用いただく記帳代行のページもご覧ください。費用の目安は料金プランをご覧ください。初回40分のご相談は無料です。お問い合わせフォームから、またはお電話（096-288-3894／平日8時30分〜17時30分、メールは24時間受付）でお気軽にお声がけください。

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